Généralement édité à la fin d’une assemblée générale d’association, le procès-verbal est un document contenant la retranscription écrite des moments forts de la réunion. En d’autres termes, il renferme l’ensemble des décisions ayant été prises au cours de l’assemblée générale. En termes d’utilité, le PV constitue un document informatif, mais dispose également d’une grande valeur juridique, ce qui le rend d’autant plus important. Sa rédaction doit ainsi être soignée et suivre des directives indiquées dans les statuts juridiques de l’association.
Qui se charge de la rédaction d’un PV d’assemblée générale d’association ?
Toute modalité relative au procès-verbal d’assemblée générale d’association est, en principe, prévue dans les statuts de l’association. On cite, notamment, l’auteur, le contenu, les signataires, le support à utiliser ou encore les copies et extraits à fournir.
Dans le cas d’une association, par exemple, c’est souvent le secrétaire de l’association qui est désigné comme rapporteur, et est donc chargé de rédiger le PV.
Si les statuts ne mentionnent pas cette information, les participants à la réunion peuvent désigner une personne qui assumera le rôle de secrétaire de la séance. Celui-ci sera ainsi chargé de la rédaction du procès-verbal.
Dans tous les cas, il convient de noter que les informations concernant le rédacteur doivent obligatoirement figurer dans le PV.
L’établissement d’un PV lors d’une assemblée générale d’association est-il obligatoire ?
Concrètement, il n’existe aucune disposition légale qui impose aux associations l’établissement d’un procès-verbal lors d’une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire. Toutefois, cette obligation dépend de la forme de l’association concernée. En effet, pour les types d’association suivants, il est obligatoire de constituer un PV à chaque assemblée générale, et ce, quel que soit le type de celle-ci :
- Association reconnue par l’utilité publique ;
- Association soumise à l’IS ou impôt sur les sociétés ;
- Association bénéficiaire d’emprunt.
Pour les associations qui ne sont pas concernées par cette obligation, il reste recommandé d’établir un PV pour chaque assemblée générale. En effet, au vu de l’importance de ce document, que ce soit au niveau de la justice ou des autres institutions, il peut s’avérer utile en cas d’éventuels litiges.
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