Pour une association, les assemblées générales, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, revêtent toujours un caractère important. En effet, l’assemblée générale ordinaire représente une occasion de passer en revue des questions relatives à la gestion ou au fonctionnement de l’association. Quant à l’assemblée générale extraordinaire, elle permet d’aborder des sujets importants qui peuvent avoir des impacts directs sur l’avenir de l’association. À noter que pour éviter d’éventuelles demandes d’annulation, l’organisation d’une assemblée générale, quel que soit son type, doit suivre des étapes bien précises. Voici donc les grandes étapes à respecter pour réussir la préparation d’une assemblée générale d’association.
Respecter les indications statuaires sur les modalités de convocation
Pour chaque organisation d’une assemblée générale d’association, la convocation constitue une première étape à ne pas négliger. En ce qui concerne les modalités, il est essentiel de se conformer à celles définies dans les statuts juridiques de l’association. À noter que les statuts font mention :
- De l’auteur de la convocation ;
- Du mode d’envoi de celle-ci ;
- Du délai d’envoi ;
- Des éléments obligatoires à indiquer dans la convocation.
Pour l’auteur, les statuts désignent généralement un des membres de bureau de l’association, à savoir le président, le vice-président, le secrétaire ou encore le trésorier.
En ce qui concerne le mode d’envoi, l’organisateur dispose de plusieurs options d’envoi. On cite notamment l’envoi par courrier en lettre simple ou en lettre recommandée avec avis de réception. Il y a aussi l’envoi par e-mail ainsi que l’envoi par voie d’affichage par l’intermédiaire d’une note officielle à afficher dans un journal, sur le site de l’association ou bien au sein des locaux.
Pour le délai d’envoi, il est généralement compris entre 15 jours et 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.
Enfin, il est important que la convocation contienne les éléments suivants : dénomination de l’association, ordre du jour, date, heure et lieu de l’AG, nom et signature de l’auteur.
Définir les conditions de quorum
Le quorum désigne les personnes autorisées à assister à l’assemblée générale. Il fait aussi référence au nombre et au type de personnes disposant d’une autorisation à voter une fois le moment des délibérations venu.
En règle générale, les conditions de quorum sont définies dans les statuts juridiques de l’association. Ils indiquent également les conditions requises pour la validation des décisions prises au cours de l’assemblée générale. En d’autres termes, il s’agit du nombre de voix nécessaires pour l’adoption d’une délibération. Il est recommandé de bien choisir le type de majorité à adopter en fonction de l’importance de la décision à prendre, sous peine de porter atteinte au bon fonctionnement de l’association.
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