Comment organiser des votes en réunion ?

Le contexte sanitaire et la restriction de déplacements actuels imposent d’organiser des réunions à distance. Cela concerne notamment les entreprises de toute taille, les collectivités, les associations, les ONG, etc. En effet, il est possible que certains participants à la réunion soient bloqués à l’autre bout de la France, voire à l’étranger. Or, même à distance, une réunion implique généralement de prendre une décision. Cela passe la plupart du temps par un vote des participants. Dans ce cas, il est indispensable d’organiser un vote en ligne.
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Organiser la réunion virtuelle

Avant même de vous pencher sur l’organisation du vote électronique, vous devez d’abord choisir l’outil qui vous permet de réaliser cette réunion virtuelle. De nos jours, il existe sur le marché une multitude de logiciels permettant d’organiser une réunion en ligne. Vous avez donc l’embarras du choix dans ce domaine ! Mais comme vous envisagez également d’organiser un vote pendant la réunion à distance, il vaut mieux que l’outil choisi permette d’effectuer un vote en ligne. De cette façon, les participants ne sont pas obligés de jongler entre deux applications. Cela signifie en effet une perte de temps et augmente le risque de fausses manipulations. En d’autres termes, il est conseillé d’opter pour un logiciel capable d’organiser à la fois une réunion en ligne et un vote électronique. Ce qui réduit déjà les possibilités de fraude et facilite votre sélection.

Préparer la réunion et le vote

Dans un premier temps, il faut préparer la réunion virtuelle. Ce qui implique que vous devez paramétrer cette dernière dans le logiciel, notamment la date et l’heure de la rencontre. Ensuite, vous allez importer dans l’outil la liste des participants à partir d’un fichier xls par exemple. La prochaine étape consiste à ajouter les résolutions et à préciser si le vote sera à bulletin secret ou non. Dans le premier cas, il est possible d’envisager un vote à main levée des participants si le nombre de ces derniers n’est pas trop important. Sinon, le logiciel de vote peut parfois proposer la gestion du nombre de voix des participants.

Déroulement du vote pendant la séance

Avant la tenue de la réunion, il vous appartient d’envoyer à chaque participant son identifiant et son code d’accès par SMS ou email. Pour plus de sécurité, les spécialistes du vote par Internet recommandent d’utiliser 2 moyens différents pour l’acheminement de ces informations confidentielles. Par exemple, vous pouvez envoyer l’identifiant par SMS et le code d’accès par email. Ensuite, le jour venu, vous allez ouvrir et clôturer le vote pour chaque résolution. L’outil vous permet de gérer en temps réel les votants. De même, vous avez la possibilité d’ajouter d’autres résolutions pendant la réunion.

Clôture de la réunion

Lorsque tous les sujets à l’ordre du jour sont traités et que toutes les résolutions ont fait l’objet d’un vote, il est alors temps de clôturer la réunion en ligne. Vous pouvez maintenant demander aux participants de signer virtuellement la liste d’émargement. Vous avez également l’obligation de faire la synthèse des résultats. Certains logiciels de réunion et de vote en ligne permettent même de télécharger les rapports de la réunion et de les archiver.
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Vous savez maintenant comment faire une réunion virtuelle, et surtout les étapes à suivre pour réaliser un vote électronique. Le plus important est donc de bien choisir le logiciel que vous allez utiliser. Pour cela, il est indispensable de regarder de près les fonctionnalités de ce dernier.